Cuando las pequeñas empresas desarrollan su actividad, generalmente no están definidos los perfiles de puesto. Sabemos que hay un dueño, que es el que dirige, pero hay (y tiene que haber) una definición formal para aquellas personas que están por debajo de él.
La pregunta respecto de si es necesario diferenciar los puestos, es recibida por sus dueños con respuestas del estilo: “Somos pocos… no es necesario”, generando subocupación en algunos puestos y mezcla de funciones en otros.
Se podría llegar a decir que esto es producto de que algunas empresas no efectúan una planificación estratégica, por lo tanto el crecimiento siempre llega de manera sorpresiva y cuando estamos en ese momento, la estructura organizativa empieza a mostrar las deficiencias. Deficiencia que viene también, en parte, por falta de comunicación, donde no se transmiten claramente los objetivos, ni lo que se espera a futuro, por eso las funciones y los puestos tienden a perderse en la estructura.
Ahora bien, ¿qué sucede con las personas que deben desarrollar su actividad en determinada área?, ¿conoce realmente los objetivos que debe perseguir?, ¿es conciente de cuáles son sus responsabilidades y funciones a cumplir en el puesto de trabajo?, ¿identifica claramente cuál es la estructura organizativa para poder establecer las relaciones interpersonales?
Estas cuestiones llevan, muchas veces, a encontrarnos en un desorden organizativo que produce tardanzas y numerosos errores en los procesos, que hacen que la calidad del servicio/producto disminuya.
Es por eso que resulta de suma importancia tomarse un tiempo de manera semanal para pensar en la empresa y conocer sus necesidades internas. Determinar cuál es su objetivo a largo plazo y su Visión (ideal), esto le permitirá luego pensar en la estructura organizativa y qué cambios deberá efectuar, para luego comunicarlos de manera horizontal a toda la empresa.
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